Qu’est-ce que le BPO ?
Un rappel selon Wikipédia sur la définition du business process outsourcing (BPO), ou externalisation des processus d’affaires, est l’externalisation d’une partie de l’activité de l’entreprise vers un prestataire extérieur, un sous-traitant, privilégiant notamment un accroissement de flexibilité.
Les ressources humaines sont souvent externalisées, notamment le département formation. Ce département est souvent externalisé afin que l’entreprise puisse se recentrer sur son activité cœur de métier.
Qui externalise sa gestion de formation ?
Toute entreprise dont l’activité de formation est embryonnaire mais importante pour ses clients. Il y a aussi les entreprises sans personnel dédié pour mettre en place et gérer ses process business. Souvent dé-géolocalisées sur différents sites, les entreprises font face à parler plusieurs langues, plusieurs cultures et doivent comprendre les normes de chaque pays ! Elles souhaitent avoir un prestataire pour centraliser la gestion de formation.
La certification qualité de la formation professionnelle pousse à l’externalisation
Les entreprises doivent faire des choix stratégiques pour cette année 2020 avant que le décret sur l’obligation d’avoir la certification qualité QUALIOPI rentre en vigueur au 1er janvier 2021.
En effet, il y a une contrainte forte du décret de la formation professionnelle qui impose la certification qualité QUALIOPI pour toute entreprise qui a des subventions financières par des OPCO.
Le secteur de la formation professionnelle évolue trop vite pour vous et vous n’arrivez pas vous décider sur la continuité de votre activité de formation. Il y a une vraie problématique actuelle ! La formation professionnelle tend à se professionnaliser et devenir une norme qualitative qui impose des critères et indicateurs qualité à mettre en place et à les faire vivre !
Alors comment satisfaire sa clientèle, organiser les sessions de formation, être aux normes selon la loi du décret 2015, comment se faire certifier ? Est-ce indispensable ? Tant de questions auxquelles vous n’avez pas la réponse et surtout vous ne savez pas par quoi commencer !
La mise en place des process selon le décret de la formation professionnelle
Hormis d’avoir un numéro d’activité délivré par la DIRRECTE, jusque-là seul être au DATADOCK était suffisant. Il suffisait de remplir les critères et le tour était joué. Actuellement l’entreprise doit mettre en place les 7 critères et 31 indicateurs du référentiel national (faire le lien avec le pdf déjà dans la médiathèque), être audité pour obtenir la certification QUALIOPI.
Les critères sont les suivants :
- Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;
- L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;
- L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ;
- L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ;
- La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;
- L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;
- Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.
Une personne dédiée dans l’entreprise et au fait de ce nouveau référentiel sera le porte-parole et le garant de la certification QUALIOPI. Chacun des critères devra être mis en place et le faire vivre ! c’est bien là aussi tout le défi. Tous les ans, un audit intermédiaire est réalisé par l’organisme certifié.
Les avantages du TPO et BPO
Faire le choix du BPO de votre activité de formation à un TPO (Training Process Outsourcing), ce dernier sera présent pour la gestion administrative, financière et logistique de vos formations. Il sera la garant de la qualité, de délivrer les formations et l’entreprise n’a plus à soucier de cette activité prenante et exigeante.
Un TPO part de l’existant de vos formations, de votre structure et culture d’entreprise puis l’externalisation de vos fournisseurs. Un TPO établie avec vous un plan de formation, et met en œuvre des actions de formation inter et intra pour vos clients.
Le périmètre d’actions de l’externalisation de formations
Un TPO porte ses actions sur :
- la mise œuvre de vos formations à sons catalogue,
- l’intégration de vos formateurs dans son équipe,
- l’intégration des moyens pédagogiques,
- la réception du bon de commande,
- le plan de formation
- la contractualisation de la formation,
- la convocation
- la gestion de toute la logistique et administration
- les évaluations avant formation, pendant et après.
- la facturation des clients
- la certification QUALIOPI
- ….
Consultez-nous pour vous simplifier la vie par une gestion continue de votre relation client et des compétences des stagiaires.